Платежи
В различных организациях (где работал сам, у знакомых, у контрагентов) мне встречались два принципиально разных подхода к платежам. Один из них абсолютно неправильный, но тем не менее широко применяемый на практике. Давайте об этом поговорим...
Вообще платеж изначально возникает в виде какого-либо документа (по старинке бумажного или электронного в базе данных - не важно). Пусть документ называется "Заявление на оплату" или короче "Заявка на оплату". У платежа есть инициатор. Тема серьезная, роботам ее не доверишь, поэтому инициатор всегда сотрудник с человеческим лицом. Отличие только в том, к какому подразделению он относится.
1) Заявки на оплату создают в бухгалтерии или в каком-нибудь специальном подразделении вроде казначейства на основании действующих договоров, счетов на оплату, зарплатных ведомостей и иных документов.
2) Заявки на оплату создают в подразделениях осуществляющих непосредственное взаимодействие с контрагентами. Заявитель может называться исполнителем по договору, владельцем бюджета или как-нибудь еще, помоднее.
Так вот, неоднократно наблюдал, что в первом варианте случались забавные казусы, когда договор давно расторгнут или приостановлен, а платежи по нему все идут и идут. Самый вопиющий пример в моей карьере был в кризис 2008 года. Я вышел на новую работу и обнаружил, что для сокращения расходов они отказались от нескольких телефонных номеров, но продолжали исправно платить за теперь уже чужие междугородние звонки, потому что договор на межгород был с другим оператором связи, а бухгалтерия в тонкости не лезла. Чтобы такого не происходило, нужно использовать только второй вариант, даже если у вас небольшая фирма. Потому что никто кроме руководителей подразделений (отделов) не знает, что у них происходит. За что нужно платить, а что уже неактуально. И этим самым руководителям, пусть с помощью помощников, но надо добавить в свой плотный график совещаний, такое нелегкое дело как управление бюджетом. Вот тут-то как раз и нужна учетная система, которая позволит работать не только бухгалтерам, а всем ответственным сотрудникам и делать это удобно с нормальным разграничением доступа (пользователи не должны видеть платежи других отделов).
С этим вроде разобрались. Допустим заявки на оплату делаются, как и положено, в подразделениях. Дальше некие сотрудники бухгалтерии и финансово-экономического блока должны их согласовывать, в том числе если необходимо, отвергать или переносить дату платежа. И тут иногда тоже встречается странное. Под согласованием может пониматься механическое протыкивание кнопок, а бывает, даже возникают просьбы автоматизировать этот процесс. Может доходить вообще до смешного. В телегу к занятому непрерывными совещаниями согласователю приходит краткая информация и две кнопки "Согласовать" и "Отказать" и наш герой с гордостью нажимает первую, даже не вникая, о чем речь. Вы скажете он делегировал это подчиненному, но тогда пусть этот подчиненный и согласует от своего имени. Поймите, все это очень серьезно. Согласование нужно не чтобы потешить чье-то самолюбие, а чтобы обнаружить и предотвратить случайные или умышленные ошибки. Понятно, что бывают периодические платежи по три копейки за интернет, за воду и прочие печенюшки. Но ведь бывают и значимые суммы и тогда согласование подразумевает чтение соответствующего договора для проверки соблюдения условий. И тут опять неплохо бы иметь в базе данных сканы документов, чтобы быстро найти и открыть нужный.
Первое лицо утверждает не каждую заявку (не надо его мучить), а составленный из согласованных заявок реестр платежей целиком. Ему могут принести бумагу визированную согласователями. Но гораздо лучше, если учетная система предоставляет возможность все действия с платежами подписывать электронными подписями, а сам директор умеет работать на компьютере.
Жизнь устроена так, что если вместо дел заниматься имитацией и профанацией, рано или поздно это приведет к ошибкам выраженным в реальных финансовых потерях. А если имеющаяся учетная система не позволяет вести правильные бизнес-процессы, то ее надо заменить либо доработать с помощью грамотных специалистов. На этом откланиваюсь. Всем успехов в работе!