Приказ об изменении приказа об изменении приказа

Очевидно, что бред из заголовка придумать, даже для красного словца, просто невозможно. Все правильно, это было на самом деле. И причина тут вовсе не в особенностях склада ума офисных юристов. Если ты, дорогой читатель, программист, то с легкостью увидишь в этой дичи паттерн многоуровневого наследования из объектно-ориентированного программирования. То ест, чья бы корова мычала, а нашей следовало бы со своей критикой помалкивать. В общем, в этой заметке немного порассуждаю о документах и отчетах...

Не должно существовать документов, вносящих корректировки в другие документы, особенно как в заголовке статьи, ведь это очень трудно (почти невозможно) читать. Исключение - дополнительные соглашения к договорам, о которых чуть ниже. Любые же локальные нормативные акты (ЛНА) должны содержать ссылки на прошлые отменяемые версии и всю актуальную информацию.
Лучше, если в компании есть единый документ, объединяющий в себе все действующие положения о работе. Этот документ должен называться "Регламент". Не смотря на возможно большой объем, с таким документом (его разделами) легко знакомить новых сотрудников.
Вы скажете, что о небольших изменениях узнавать тоже важно. Не будут же бедные люди каждый раз перечитывать огромный текст. Для этого как раз существуют приказы, с понятным описанием, что именно меняется в ПРОЦЕССАХ, а вовсе не в других ТЕКСТАХ и обязательным указанием о внесении этих изменений в соответствующее положение и регламент.
Дополнительные соглашения к договорам (допники, или, по новой московской моде, допики) могут менять условия сделки (текст договора). Но изменения эти обычно касаются сроков, сумм и реквизитов. Если же нужно изменить предмет или другие значимые пункты, лучше заключить новый договор.
В договорах должны быть явно прописаны все условия, как на самом деле собрались работать. Ни в коем случае не должно быть такого: "Давайте подпишем нашу типовую форму, а сотрудничать будем по другим, устным договоренностям. Честное слово, мы будем давать вам ежемесячные скидки". Сменится руководство и перестанут и никакими претензиями это будет не изменить.

А теперь несколько тезисов о неправильном (неэффективном) использовании информации в отчетах, которые тоже являются документами, а значит, должны быть удобными и понятными...

Длинные портянки отчетов в длину. Бывало пользователи возмущались: "Почему эксель ругается о превышении максимально возможного количества строк при сохранении отчета из базы данных?". На встречный вопрос: "Как вы эту информацию со всеми мыслимыми и немыслимыми разрезами по всем товарам, всем контрагентам, всем видам цен на сотни страниц собираетесь использовать?", возникает ответ: "Нам так надо". На самом же деле, это попытка решить несколько задач: увидеть тренды, аномалии и подробную информацию по ключевым аналитикам. Надо просто подготовить несколько небольших отчетов, вместо одного огромного.
Длинные портянки отчетов в ширину. В каждой строке вместе с основной аналитикой хотят видеть абсолютно всю имеющуюся дополнительную информацию, а числовые показатели в разрезе по месяцам за несколько лет. Иногда получается 100-150 колонок. В итоге это просто неудобно просматривать, а значит, невозможно сделать никаких управленческих выводов. Опять же, надо сделать несколько разных отчетов вместо одного.
Слишком гибкие отчеты с множеством настроек, которыми по настоящему почти никто не умеет пользоваться и не пользуется. Такие возможности полезны для исследований и соответственно для сотрудников, занимающихся исследованиями, например для аналитиков. Для обычных же менеджеров, которым нужен регулярный быстрый взгляд на свои данные, больше подходят обычные предопределенные отчеты. Часто казусы двух предыдущих пунктов как раз и возникают из-за излишней настраиваемости отчетов современных баз данных, нежеланием с этим долго разбираться и выводом всего подряд в огромные списки.

Все мы ошибаемся, все мы торопимся. И это совсем не зависит от опыта. Один и тот же сотрудник после удачного решения может принять сомнительное. Да что там говорить, мы каждый день просто прогуливаясь по улицам, замечаем странности. И даже снисходительно думаем, что видимо хотели как лучше. Хорошая новость в том, что никто и ничто не мешает исправить свои ошибки и недочеты. Надо только этого захотеть...

←300 | заметка 301